Logotype

 

 
Årsredovisning 2021

Bolagsstyrningsrapport

Fortnox AB (publ) är ett svenskt publikt aktiebolag med organisationsnummer 556469-6291 vars aktier sedan 2007 är registrerade på NGM Nordic SME. Bolagsstyrning avser det verktyg som aktieägare direkt eller indirekt använder för att kontrollera Bolaget och dess verksamhet. Bolagsstyrning av Fortnox utgår ifrån regelverk såsom svensk lagstiftning, aktiebolagslagen, bokföringslagen, årsredovisningslagen, Nasdaq /OMX Stockholms regelverk för emmitenter, interna regler och instruktioner samt de regler och rekommendationer som ges ut av relevanta organisationer, exempelvis Kollegiet för svensk bolagsstyrning. Bolaget tillämpar även Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”), vilken kan tillämpas på alla svenska företag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige.

Fortnox AB har valt att tillämpa Nasdaq /OMX Stockholms regelverk för emmitenter samt Koden, då Fortnox AB har som avsikt att under 2022 byta marknadsplats från NGM Nordic SME till Nasdaq /OMX Stockholm.

Inga avvikelser mot Koden eller andra regelverk har skett under 2021.

Aktier och aktierägare

Antalet aktier uppgick per den 31 december 2021 till 60 974 470, fördelat på 34 491 aktieägare. Varje aktie motsvarar en röst på bolagsstämman och ger lika rätt till andel i Bolagets tillgångar och resultat. Per den 31 december innehade den enskilt största aktieägaren, First Kraft AB, 20,6% av aktierna. De tio största kända aktieägarna stod för 54,7% av aktierna och rösterna i Bolaget.

Bolagets tio största kända aktieägare per den 31 december 2021:

AktieägareAndel
FIRST KRAFT AB 20,6%
STATE STREET BANK AND TRUST CO, W9             8,0%
SWEDBANK ROBUR TOTAL6,0%
JP MORGAN CHASE BANK N.A.            3,6%
MORGAN STANLEY & CO INTL PLC, W8IMY         3,4%
THE NORTHERN TRUST COMPANY            3,1%
BNY MELLON NA (FORMER MELLON), W93,1%
AMF PENSIONSFÖRSÄKRING AB                      2,4%
SPILTAN TOTAL                      2,4%
BENGTSSON, PEDER KLAS-ÅKE2,1%
SUMMA TIO STÖRSTA AKTIEÄGARE54,7%

Årsstämma

Det högsta beslutande organet i Fortnox är årsstämman och utgör det forum där aktieägarna kan utöva sitt inflytande. Samtliga aktieägare som är införda i aktieboken och som anmält sitt deltagande i tid, har rätt att närvara och rösta för sitt fulla innehav. Aktieägare kan delta på årsstämman personligen eller via ombud. Årsstämman hålls inom sex månader efter utgången av räkenskapsåret och äger normalt rum i Växjö.

Kallelse till årsstämman utfärdas tidigast sex och senast fyra veckor före stämman. Kallelsen innehåller information om anmälan och rätten att delta i och rösta på stämman, dagordning med de ärenden som ska behandlas, information om föreslagen utdelning och det huvudsakliga innehållet i övriga förslag.

På årsstämman tar Fortnox aktieägare bland annat beslut om:

  • Fastställande av resultat- och balansräkning samt koncernresultat- och koncernbalansräkning
  • Vinstdisposition
  • Ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören
  • Arvoden till styrelseledamöter och revisorer
  • Val av styrelseledamöter och styrelsens ordförande­
  • Val av revisor
  • Beslut om principer för inrättande av, och instruktion för, valberedningen och dess arbete
  • Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.
  • Införande av incitamentsprogram
  • Bemyndigande att fatta beslut om emission av aktier

Dessutom fattar aktieägarna beslut om eventuell ändring av företagets bolagsordning. Bolagsordningen är det grundläggande styrdokumentet för företaget i vilket det bland annat framgår vilken verksamhet företaget ska bedriva, var styrelsen har sitt säte, aktiekapitalets storlek och antalet aktier, aktieägarnas rätt att delta på stämma och vilka ärenden som ska förekomma på stämman. Information, såsom kallelse och förslag inför årsstämman och protokoll från företagets tidigare stämmor finns publicerade på Fortnox hemsida fortnox.se.

Extra bolagsstämma hålls vid behov och under 2021 har detta skett vid två tillfällen.

Årsstämma 2021

Årsstämman för räkenskapsåret 2020 ägde rum den 25 mars. Med anledning av den pågående coronapandemin och i syfte att minska risken för smittspridning beslutade styrelsen att hålla stämman enbart genom poströstning med stöd av tillfälliga lagregler. Det innebar att stämman genomfördes utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud eller utomstående och att utövande av rösträtt endast skedde genom förhandsröstning.

Till stämmans ordförande­ valdes Maria Arnoldsson, Cirio Advokatbyrå. Årsstämman fastställde den framlagda resultat- och balansräkningen. Dessutom fastställdes koncernens rapport över totalresultat och rapport över finansiell ställning. Stämman beviljade ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören. Därutöver fattades följande huvudsakliga beslut:

Val av styrelse och revisor

Till styrelseledamöter omvaldes Andreas Kemi, Anna Frick, Magnus Gudéhn, Tuva Palm samt Olof Hallrup till ordinarie styrelseledamöter. Till styrelsens ordförande­ omvaldes Olof Hallrup, i enlighet med förslaget från valberedningen. I enighet med valberedningens förslag valdes det auktoriserade revisionsbolaget KPMG AB till revisor. KPMG AB utsåg den auktoriserade revisorn Dan Beitner som huvudansvarig revisor.

Arvode

Arvode till styrelsen beslutades utgå med 230 000 kronor till styrelseledamot och 460 000 kronor till styrelsens ordförande­. Det beslutades att särskilt arvode för utskottsarbete ska utgå med 25 000 kronor till ledamot i revisionsutskottet, 50 000 kronor till revisionsutskottets ordförande­ samt 15 000 kronor till ledamot ersättningsutskottet och 30 000 kronor till ordförande­ i ersättningsutskottet.

Utdelning

Stämman beslutade i enlighet med styrelsens och verkställande direktörens förslag att det till aktieägarna utdelas 0,075 kronor per aktie efter genomförd aktiesplit samt att resterande medel som står till stämmans förfogande balanseras i ny räkning.

Bemyndigande att fatta emissionsbeslut

Årsstämman beslutade att bemyndiga styrelsen att under tiden fram till nästa årsstämma fatta beslut om nyemission av aktier. Styrelsen kan fatta beslut i sådan utsträckning att Bolagets aktiekapital kan ökas med ett belopp motsvarande sammanlagt högst 10 procent av det registrerade aktiekapitalet vid tidpunkten för stämman. Syftet med bemyndigandet är att kunna genomföra eller finansiera förvärv alternativt finansiera befintlig verksamhet.

Incitamentsprogram

Stämman beslutade att ett incitamentsprogram ska införas genom emission av högst 250 000 teckningsoptioner till dotterbolaget Fortnox Service AB för vidareöverlåtelse till ledande befattningshavare och andra nyckelpersoner, till marknadsvärde. Varje teckningsoption berättigar till teckning av en ny aktie i Bolaget under perioden 1 april – 30 juni 2024.

Årsstämman godkände samtliga förslag som styrelsen och valberedningen lagt fram inför årsstämman. Samtliga beslut togs med erforderlig majoritet

Extra bolagsstämma 8 mars 2021

Extra bolagsstämma ägde rum den 8 mars i syfte att möjliggöra förvärvet av Offerta Group AB genom nyemission av aktier. Mot bakgrund av den pågående coronapandemin och i syfte att minska risken för smittspridning hölls stämman genom poströstning, utan möjlighet till fysiskt deltagande, med stöd av tillfälliga lagregler. Stämman beslutade, i enlighet med styrelsens förslag, att bemyndiga styrelsen att med avvikelse från befintliga aktieägares företrädesrätt besluta om nyemission av högst 682 177 aktier. Betalningen av aktier vid nyemission med stöd av detta bemyndigande ska kunna erläggas helt eller delvis genom kvittning.

Extra bolagsstämma 27 december 2021

Extra bolagsstämma ägde rum den 27 december. Stämman hölls genom poströstning med stöd av tillfälliga lagregler. Det innebar att stämman genomfördes utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud eller utomstående och att utövande av rösträtt skett genom förhandsröstning i den ordning som föreskrivits i kallelsen.

Stämman fattade följande huvudsakliga beslut:

Nyval av styrelseledamöter

Stämman beslutade, i enlighet med valberedningens förslag, att styrelsen ska bestå av sex styrelseledamöter samt att styrelseledamoten Tuva Palm inte längre ingår i styrelsen och nyval av styrelseledamöterna Per Bertland och Lena Glader. Nuvarande styrelseledamöter Anna Frick, Magnus Gudéhn, Olof Hallrup och Andreas Kemi kvarstår som styrelseledamöter, med Olof Hallrup som styrelseordförande­.

Stämman beslutade vidare att de styrelsearvoden samt arvoden för utskottsarbete som beslutades av årsstämman den 25 mars 2021 ska fortsatt gälla fram till slutet av nästa årsstämma.

Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Stämman beslutade, i enlighet med styrelsens förslag, att anta riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Se not 5 i årsredovisningen 2021.

Aktiesplit

Stämman beslutade, i enlighet med styrelsens förslag, att öka antalet aktier i Bolaget genom att varje aktie delas upp i tio (10) aktier (aktiesplit 10:1). För att möjliggöra aktiespliten beslutade bolagsstämman även att ändra bolagsordningen avseende gränserna för aktiekapitalet och antalet aktier.

Ändring av bolagsordningen

Stämman beslutade, i enlighet med styrelsens förslag, om ändring av bolagsordningen avseende verksamhetsföremålet, styrelsens sammansättning och revisors mandattid, kallelse till bolagsstämma samt möjliggörande av poströstning inför kommande bolagsstämmor.

Bolagsstämman godkände samtliga förslag som styrelsen och valberedningen lagt fram inför stämman.

Årsstämma 2022

Årsstämma 2022 kommer att hållas den 30 mars 2022 hos Fortnox AB på Bollgatan 3 B, Växjö. Anmälan till årsstämman kan göras till och med 24 mars 2022.

Aktieägare kommer erbjudas möjlighet att utöva sin rösträtt även genom poströstning. Specifikationer kring hur poströstningen ska gå till och anmälan till årsstämman publiceras i kallelsen till årsstämman.

Information om anmälan till årsstämman och förslag från valberedningen kommer publiceras på Bolagets hemsida senast den 1 mars 2022.  Fortnox reviderade årsredovisning, fullmaktsformulär samt förslag till beslut kommer att hållas tillgänglig på Bolagets huvudkontor och webbplats senast den 9 mars 2022.

Valberedning

Enligt Koden skall valberedningen bestå av minst tre ledamöter, där en majoritet skall vara oberoende i förhållande till Bolaget och koncernledningen. Årsstämman skall besluta om riktlinjer för hur ledamöterna utses. Valberedningen skall fullgöra de uppgifter som finns enligt bolagsstämmans instruktioner och Koden. Vilket huvudsakligen utgörs av att ta fram förslag till ordförande­ på årsstämman, styrelse, styrelseordförande­ samt styrelse- och revisorsarvoden.

Årsstämman den 25 mars 2021 beslutade att valberedningen för 2022 skall bestå av ledamöter utsedda av envar av de tre till röstantalet största aktieägarna per den sista bankdagen i augusti 2021, jämte styrelseordförande­n. Till ordförande­ i valberedningen ska utses den ledamot som är utsedd av den till röstetalet största aktieägaren, om inte ledamöterna enas om annat. Utifrån aktieinnehavet tillfrågades de största aktieägarna i turordning om en plats i valberedningen.

Valberedningen inför årsstämman 2022 företräds av:

  • Mathias Svensson (ordförande­), First Kraft AB (20,6%)
  • Monica Åsmyr, Swedbank Robur (6,3%)
  • Pär Andersson, Spiltan Aktiefonder (2,3%)
  • Olof Hallrup, Styrelseordförande­ Fortnox

Tillsammans representerar First Kraft AB, Swedbank Robur och Spiltan Aktiefonder över 29% av det totala röstetalet i Fortnox AB enligt aktieförhållanden per den 31 augusti 2021.

Valberedningen föreslår till årsstämman 2022 omval av styrelseledamöterna Per Bertland, Anna Frick, Lena Glader, Magnus Gudhehn och Olof Hallrup för en mandattid som sträcker sig fram till slutet av nästa årsstämma. Andreas Kemi har avböjt omval. Vidare föreslår valberedningen omval Olof Hallrup som ordförande­ i styrelsen.

Valberedningen har lagt vikt vid frågan om mångfald avseende kompetens, erfarenheter och bakgrund samt jämn könsfördelning i styrelsen.

Om stämman följer valberedningens förslag ökas andelen kvinnliga styrelseledamöter till 40 procent.

Valberedningen föreslår att arvodet till styrelsens ledamöter skall utgå med totalt 2,2 miljoner kronor under 2022, att fördelas enligt följande:

Styrelsens ordförande­ 700 000 kronor; var och en av övriga ledamöter 300 000 kronor; ordförande­ i revisionsutskottet 125 000 kronor; ledamot i revisionsutskottet 50 000 kronor; ordförande­ ersättningsutskottet 50 000 kronor samt ledamot i ersättningsutskottet 25 000 kronor.

Styrelse

Det näst högst beslutfattande organet efter bolagsstämman är styrelsen, vilken har det yttersta ansvaret för Fortnox organisation och förvaltning samt kontroll av Bolagets ekonomiska förhållanden. Enligt Fortnox bolagsordning ska styrelsen bestå av lägst tre och högst tio ledamöter och väljas årligen på årsstämma för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Det finns inte någon regel om längsta tid som en ledamot kan ingå i styrelsen.

Årsstämman 2021 beslutade om omval av Andreas Kemi, Anna Frick, Magnus Gudéhn, Tuva Palm samt Olof Hallrup till ordinarie styrelseledamöter. Årsstämman omvalde Olof Hallrup till styrelsens ordförande­.

Extra bolagsstämma 27 december 2021 beslutade om entledigande av styrelseledamoten Tuva Palm och nyval av styrelseledamöterna Per Bertland och Lena Glader.

Olof Hallrup (styrelseordförande­) bedöms vara oberoende i förhållande till Bolaget och bolagsledningen, men inte i förhållande till större aktieägare. Övriga styrelseledamöter bedöms vara oberoende både i förhållande till Bolaget och bolagsledningen samt i förhållande till större ägare. Styrelsen uppfyller därmed kravet enligt Koden, att en majoritet av styrelsens ledamöter skall vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen samt att minst två styrelseledamöterna även ska vara oberoende i förhållande till Bolagets större aktieägare.

Ytterligare uppgifter om styrelse och ledning återfinns på fortnox.se

Styrelsens arbete

Under räkenskapsåret genomfördes nitton protokollförda styrelsemöten. Styrelsen behandlade vid sina ordinarie möten de fasta punkter som förelåg vid respektive styrelsemöte i enlighet med styrelsens arbetsordning som affärsläge, prognoser, ekonomiskt utfall, likviditet, årsbokslut och delårsrapporter. Vidare behandlades övergripande frågor rörande strategisk inriktning, struktur och organisationsförändringar samt företagsförvärv. En genomgående fråga har varit koncernens effektivitet och uppfyllelse av de finansiella målen.

Fyra av styrelsemötena har hållits inför delårsrapporter. Ett möte har behandlat verksamhetsplanering samt översyn av affärsplan och strategier. Vid ett ordinarie styrelsemöte går koncernens revisor igenom sina iakttagelser från granskningen av koncernens interna kontroll och bokslut. Konstituerande möte hölls efter årsstämman samt efter extra bolagsstämma i december där beslut fattades bland annat om firmateckning, styrelsens arbetsordning, vd-instruktion inklusive rapporteringsinstruktion och plan för ordinarie styrelsemöten under året.

Styrelsen har haft flera extra styrelsemöten under året, som exempelvis behandlat beslut om förvärv. Inför styrelsemötena har ledamöterna fått ett skriftligt material beträffande de ärenden som ska behandlas. I materialet ingår den verkställande direktörens skriftliga rapport från verksamheten som även sänds till styrelsen varje månad.

Vd för Fortnox deltar vid styrelsemöten som föredragande. Sekreteraruppgifterna i styrelsen har under 2021 fullgjorts av CFO som har varit adjungerade i styrelsen. Vid behov har andra tjänstemän föredragit ärenden för styrelsen. Dessa tjänstemän har då närvarat under de ärenden de varit föredragande för. Styrelsen beslutar om en skriftlig arbetsordning för styrelsens arbete och om vd-instruktion inklusive rapporteringsinstruktion för verkställande direktören tillika koncernchef. Arbetsordningen fastställer det som stadgas för arbetet utöver aktiebolagslagen och bolagsordningen.

Styrelsen 2021

NamnBefattningLedamot sedanOberoende1)Styrelse-mötenRevisions-utskottErsättnings-kommité
Olof HallrupOrdförande­2018Ja/Nej19/196/6 
Andreas KemiLedamot2018Ja/Ja18/196/6 
Anna FrickLedamot2016Ja/Ja17/19 2/2
Magnus GudéhnLedamot2019Ja/Ja19/19 2/2
Lena Glader2)Ledamot2021Ja/Ja1/19  
Per Bertland2)Ledamot2021Ja/Ja1/19  
Tuva Palm3)Ledamot2020Ja/Ja18/196/6 

1. Avser oberoende i förhållande till Bolaget och dess ledning respektive oberoende i förhållande till större aktieägare i bolaget.
2. Nyval i samband med extra bolagsstämma 27 december 2021
3. Avgick i samband med extra bolagsstämma 27 december 2021

För information om närståendetransaktioner, se under not 29 i årsredovisningen.

Ordförande­ns roll

Ordförande­n organiserar och leder styrelsens arbete så att detta kan utövas i enlighet med svensk aktiebolagslag, andra lagar och förordningar, gällande regler för aktiemarknadsbolag och styrelsens interna styrdokument. Ordförande­n följer verksamheten genom löpande kontakt med verkställande direktören och ansvarar för att övriga styrelseledamöter får tillfredsställande information och beslutsunderlag. Ordförande­n tillser även att det sker löpande utvärdering av styrelsens och verkställande direktörens arbete och att valberedningen får ta del av utvärderingens resultat. Ordförande­n företräder Bolaget i ägarfrågor.

Utvärdering av styrelsens arbete

Löpande genomför styrelsens ordförande­ en utvärdering av styrelsens arbete i samtal med styrelsen via enskilda samtal med ledamöterna. Flertalet frågeställningar belyses, till exempel samarbetsklimat, kunskapsbredd och hur styrelsearbetet genomförts. Avsikten är att få en bild av hur ledamöterna uppfattar att styrelsearbetet bedrivits och vilka åtgärder som kan vidtas för att effektivisera och förbättra arbetet. Ordförande­n redovisar löpande utvärderingen för styrelsen och en gång per år till valberedningen. Styrelsen utvärderar fortlöpande verkställande direktörens arbete genom att följa verksamhetens utveckling och genom att ta del av verkställande direktörens skriftliga rapporter som månatligen ställs till styrelsen. Kontinuerligt i anslutning till styrelsemöten utvärderas den verkställande direktören där han själv inte deltar. Resultatet av utvärderingen återkopplas sedan till den verkställande direktören av styrelsens ordförande­.

Koncernledningens arbetssätt

Verkställande direktören har utsett en koncernledningsgrupp. Koncernledningen har under 2021 bestått av koncernens verkställande direktör, finanschefen samt cheferna för affärsområdena Byrån, Företagaren, Entreprenören, Pengar, Marknadsplatsen (tidigare Offerta) och Firman. Koncernledningen sammanträder i genomsnitt var fjortonde dag, men arbetar också nära varandra med i stort sett daglig kontakt. Under året har frågor av såväl operativ som strategisk karaktär behandlats löpande. Vid behov har större möten hållits där ledande befattningshavare från Fortnox koncernbolag samt produktchefer deltagit. Ytterligare uppgifter koncernledningen återfinns på fortnox.se.

Ersättningar

Ersättning till styrelsen för det kommande verksamhetsåret beslutas varje år av årsstämman. För 2021 fastställde årsstämman ett totalt arvode om 1 380 000 (1 380 000) kronor att fördelas med 460 000 (460 000) kronor till ordförande­n och 230 000 (230 000) kronor vardera till styrelsens övriga stämmovalda ledamöter. Till revisionsutskottet fastställdes ersättningen till 50 000 (50 000) kronor för utskottets ordförande­ samt 25 000 (25 000) kronor till övriga utskottsledamöter. För arbete inom ersättningsutskottet beslutades ett arvode om 30 000 (30 000) kronor till ordförande­n samt 15 000 (15 000) kronor till övriga utskottsledamöter.

På extra bolagsstämman den 27 december antogs riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare efter förslag från styrelsen. Se not 5 i årsredovisningen 2021.

Mer information om ersättning till vd och ledande befattningshavare finns under not 5 i årsredovisningen 2021.

Ersättning till revisorerna utgår på basis av gällande avtal och för extra insatser enligt räkning.

Revisorer

Revisorer utses av årsstämman och uppdraget gäller till slutet av den årsstämma som hålls året efter revisionsvalet. Revisorn har i uppdrag att för aktieägarna granska Fortnox årsredovisning och bokföring, samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Revisorn rapporterar sina iakttagelser till aktieägarna genom revisionsberättelsen på årsstämman.

Revisionsbolaget KPMG AB valdes av årsstämman 2021 till revisor för tiden intill utgången av årsstämman 2022. Huvudansvarig revisor har varit Dan Beitner och KPMG AB har genomfört revisionen i Fortnox AB samt i väsentliga dotterbolag. Revisorerna har deltagit vid styrelsemötet inför Årsredovisning, då revisorerna rapporterat om väsentliga iakttagelser från granskningarna. Därtill har revisorerna deltagit vid tre revisionsutskottsmöten då muntlig och skriftlig avrapportering skett avseende löpande förvaltning och intern kontroll.

Revisionsutskott

Revisionsutskottet har under 2021 bestått av Andreas Kemi som ordförande­ samt Tuva Palm och Olof Hallrup som ledamöter. Revisionsutskottet utövar en tillsyn över koncernens ekonomiska redovisning och rapportering samt över utförd revision. Vilket inbegriper uppgifter såsom att kvalitetssäkra koncernens finansiella rapportering, genom att granska delårsrapporter samt års- och hållbarhetsredovisning, utvärdera revisorernas arbete samt granska och utvärdera koncernens interna kontrollarbete. Utskottet ansvarar också för att koncernen förhåller sig till gällande lagar och föreskrifter samt att övervaka juridiska och skattemässiga frågor.

Revisionsutskottet har träffats sex gånger under året och har bland annat behandlat intern styrning och kontroll, revisorns granskning och rapportering, intern finansiell rapportering.

Intern kontroll och riskhantering avseende finansiell rapportering

Styrelsen ansvarar för Bolagets interna styrning och kontroll och att den finansiella rapporteringen följer de lagar och regler som gäller för bolag noterade på Nasdaq /OMX Stockholm, svensk lagstiftning avseende aktiebolagslag, årsredovisningslag och Svensk Kod för Bolagsstyrning. Utöver dessa har Fortnox upprättat interna instruktioner, rutiner, system och en roll- och ansvarsfördelning som syftar till en god intern kontroll.

Kontrollmiljö

Fortnox interna kontrollarbete har till syfte att säkerställa efterlevnad av regelverk och riktlinjer samt säkerställa genomförandet av den finansiella rapporteringen. Säkerställandet sker genom att skapa goda förutsättningar för kontrollaktiviteter relaterade till väsentliga processer inom den finansiella rapporteringen.

Kontrollmiljön utgör grunden för Fortnox interna kontroll och innefattar det sätt som styrelsen och ledningen agerar och fastställer ”tonen på toppen”, fördelar ansvar och befogenhet inom organisationen, informerar om verksamhetens mål samt förmedlar övergripande värderingar kring den interna kontrollen.

Kontrollmiljön innebär att skapa en sund riskkultur och konkretiseras genom faktorer såsom företagskultur, integritet, etik, kompetens, ledningens filosofi, organisationsstruktur, befogenhet och ansvar samt därtill styrande dokument och instruktioner.

Fortnox verksamhet är organiserad i affärsområden. Affärsområdescheferna ansvarar för att regelbundet övervaka utvecklingen av den interna kontrollen inom Fortnox. Affärsområdescheferna ingår i Fortnox koncernledning. Fortnox decentraliserade organisation med flera dotterbolag ställer stora krav på och förutsätter att ansvarsfördelningen inom och mellan koncernens ledningsgrupp, affärsområdets ledning, dotterbolagens ledningar och styrelser är väl definierade samt att kommunikationen mellan dessa fungerar väl.

Arbetsordning och attestinstruktion för styrelser samt VD-instruktion för dotterbolag ses över och fastställs på konstituerande styrelsemöten i dotterbolagen. Instruktioner om styrande dokument, redovisningsprinciper, riktlinjer och rutiner lämnas regelbundet till berörda medarbetare. Attestordningen i Fortnox AB och i samtliga dotterbolag reglerar beslutsprocessen för viktiga avtal, större investeringar samt andra väsentliga beslut och utgör en viktig del i koncernens kontrollmiljö.

Riskhantering

Riskbedömningen utgör grunden i den interna kontrollen, tillika utgångspunkten för de kontroller som utformas, dokumenteras och löpande utvärderas. Fortnox har etablerat en årlig process för verksamhetsövergripande riskbedömning i syfte att ge styrelse och ledning en ökad insikt i de risker organisationen är exponerad mot.

Fortnox ramverk för riskhantering ska främja transparens, att beslut och investeringar är i linje med verksamhetens riskaptit samt att effektiva åtgärder och kontroller appliceras för att hantera väsentliga risker. Processen för riskbedömning och åtgärder är till för att säkerställa att de risker Fortnox är exponerad mot är inom de toleransnivåer som beslutats av styrelsen i enlighet med Fortnox Riskhanteringspolicy.

För en utförlig beskrivning av de finansiella och aktierelaterade riskerna hänvisas till förvaltningsberättelsen samt not 25 i årsredovisningen.  

Uppföljning

Genom övervakningsaktiviteter utvärderas om den interna kontrollen existerar och fungerar. Bolaget använder självutvärdering för att bedöma ändamålsenligheten och effektiviteten i den interna kontrollen, såsom att fastställa om kontrollaktiviteterna existerar och är effektiva. Självutvärdering utförs minst årligen och resultatet av dessa rapporteras till ledning och revisionsutskott.

Koncernens och dotterbolagens efterlevnad av Fortnox minimikrav på intern kontroll och processer för finansiell rapportering sker även löpande av finanschefen och/eller berörda ekonomiansvariga. Koncernens dotterbolag rapporterar månatligen resultat- och balansräkning samt relevanta nyckeltal. Koncernens konsoliderade månadsrapport analyseras av koncernledningen.

Information och kommunikation

En viktig del i internkontrollarbetet är att säkerställa en effektiv spridning av relevant information till interna och relevanta externa intressenter. Fortnox ska tillse att samtliga gällande policyer och riktlinjer hålls tillgängliga för relevanta parter. Därutöver sker informationsutbyte kontinuerligt inom ramen för ordinarie verksamhetsuppföljning och interna möten.

Den finansiella rapporteringen styrs av koncernens ekonomihandbok, vilken uppdateras och kommuniceras till ledningen och berörda anställda årligen. Ekonomiavdelningen har löpande ett operativt ansvar för den finansiella redovisningen. Ekonomi- och redovisningsansvariga i koncernen samlas därav regelbundet för att diskutera frågeställningar som är kopplade till den finansiella rapporteringen, i syfte för att säkerställa att koncernens riktlinjer och instruktioner efterföljs samt att identifiera eventuella förbättringsområden. Koncernens ekonomiska utveckling behandlas även vid varje styrelsemöte och styrelsen får varje månad utförliga rapporter från vd avseende den finansiella ställningen samt verksamhetens utveckling.

Internrevision

Mot bakgrund av koncernens struktur och processer för intern kontroll över finansiell rapportering har styrelsens inte bedömt det som ändamålsenligt att etablera en särskild funktion för internrevision.

Information

Informationsgivningen i Bolaget följer den av styrelsen fastställda informationspolicyn för Fortnoxkoncernen. Policyn anger vad som ska kommuniceras, av vem och på vilket sätt informationen ska utges för att säkerställa att den externa och interna informationen blir fullständig, korrekt, relevant, tydlig och tillförlitlig. Fortnox informationsgivning till aktieägarna och andra intressenter ges via offentliggöranden av pressmeddelanden, boksluts- och delårsrapporterna, årsredovisningen och Bolagets hemsida fortnox.se. På hemsidan publiceras pressmeddelanden, finansiella rapporter och presentationsmaterial för de senaste åren samt information om bolagsstyrning.